El estado de la gestión de patios:
Informe del sector 2021

Introducción

En una encuesta reciente realizada a más de 375 profesionales de la cadena de suministro de empresas de la lista Fortune 500, FourKites descubrió que el 92% de los encuestados cree que un sistema de gestión de patios (YMS) y un sistema automatizado de gestión de citas podrían añadir valor a su organización. Sin embargo, sólo el 25% de los encuestados utiliza actualmente un YMS, y menos de la mitad utiliza una solución de gestión automatizada de citas.

¿A qué se debe este desfase? ¿Qué sabe el 25% de los usuarios de YMS que no saben los demás?

En comparación con los sistemas de gestión del transporte (TMS) y los WMS -ambos omnipresentes en el sector de la cadena de suministro-, existe un desconocimiento general de las ventajas de un YMS. Y aunque la visibilidad del seguimiento de la carga en tránsito ha mejorado considerablemente en los últimos años a medida que las empresas comprenden la importancia crítica de saber dónde está su carga en cualquier momento, el patio sigue siendo un agujero negro en muchas cadenas de suministro.

Pero las empresas se están dando cuenta de que necesitan una mejor visibilidad de la última milla de las cargas entrantes para gestionar el flujo de tráfico de los centros de fabricación y distribución. Las interrupciones como la de COVID-19 han exacerbado los retos de la gestión de los patios congestionados, poniendo de manifiesto las notorias ineficiencias de las operaciones manuales.

En este informe, examinaremos de cerca la adopción de soluciones de gestión de patios y citas en todos los sectores. Si bien algunas organizaciones van por delante, la gran mayoría de las empresas aún no utilizan estas soluciones. También ilustraremos el valor de estas soluciones y le proporcionaremos información exhaustiva que le ayudará a tomar las decisiones correctas a la hora de optimizar las operaciones de patio para su negocio.

¿Cuáles son sus mayores puntos de dolor en el patio?

Resultados de la encuesta

• El 46% de los encuestados dijo que los procesos manuales eran su mayor problema
• El 21% señaló la localización de equipos como su mayor problema
• Los costes operativos globales fueron un factor importante para el 15% de los encuestados

Análisis

En todos los sectores, los procesos manuales y la localización de los equipos en el patio fueron los dos puntos más problemáticos, seguidos de los costes de las horas extraordinarias. Los costes de mano de obra más elevados fueron una de las mayores preocupaciones para los encuestados de la industria manufacturera, probablemente porque estos astilleros se encuentran entre los más complejos y tienden a implicar más procesos manuales. Los astilleros de venta al por menor también tienden a sufrir costes más elevados debido al volumen de envíos gestionados manualmente.

Todos estos problemas son síntomas de la misma cuestión: la falta de visibilidad en tiempo real. Los sistemas de gestión de patios, especialmente los YMS de nueva generación que incorporan visibilidad en el patio y en tránsito, abordan todos estos problemas con un importante retorno de la inversión y un impacto operativo.

¿Qué tamaño tiene su jardín?

El tamaño del patio y los volúmenes de carga son sólo un par de factores que pueden dictar las decisiones relativas a la adopción del software. Las organizaciones que utilizan un TMS y/o WMS pueden beneficiarse de la adición de un YMS para proporcionar una mayor visibilidad, lo que permite la optimización de puertas, citas, muelles y observadores. En un patio grande, o en un patio muy activo, el tiempo que se emplea en localizar manualmente los remolques para cargarlos o para gestionar el inventario se traduce en importantes costes de mano de obra, que pueden reducirse en gran medida con una mayor visibilidad.

Para conocer el potencial de mejora de los procesos mediante la automatización, preguntamos a los encuestados cuántos observadores, cuántas puertas de muelle y cuántas plazas de aparcamiento tienen en sus instalaciones de media.

Análisis

El tamaño de los patios varía en función de la industria y dentro de ella, lo que conlleva una amplia gama de uso de los observadores, las puertas de los muelles y las plazas de aparcamiento. Estos factores influyen en los puntos débiles que se experimentan en cualquier instalación, donde las consecuencias de la limitación de espacio, las operaciones manuales, los costes de las horas extras y los horarios ocupan un lugar destacado en la lista de retos.

Muchas empresas se centran en la reducción de los costes de transporte a través de un TMS o un WMS y no comprenden el potencial de ahorro y las mejoras de eficiencia con una mejor gestión del patio, como una mayor velocidad de los activos y la reducción de las tasas de detención. Para los patios de todos los tamaños, las operaciones de patio son más que un centro de costos; pueden ser una ventaja estratégica, especialmente cuando se integran con la cadena de suministro digital de extremo a extremo.

Resumen de las operaciones del patio

En esta sección, nos centraremos en las funciones principales de un astillero y examinaremos las deficiencias de rendimiento en las que un YMS puede agilizar las operaciones y añadir un valor significativo a su negocio.

¿Qué es un observador?

Los observadores, también conocidos como "yard jockeys" o "hostlers", localizan y mueven los remolques entre los muelles y las plazas de aparcamiento en el patio. Las tareas se suelen dar verbalmente por radio y sin referencia a la ubicación del patio en tiempo real. En un astillero sin YMS, son el enlace entre el astillero y el almacén. Los observadores siguen flujos de trabajo extremadamente manuales y que requieren mucho tiempo, llenos de conjeturas y dobles comprobaciones, lo que puede dar lugar a errores costosos y perjudiciales. Para cuando un observador ha terminado una comprobación en el patio, los datos suelen estar desfasados.

Un YMS elimina el trabajo manual de seguimiento y localización de los remolques en el patio, y proporciona a los observadores el destino de la puerta del muelle para cada remolque.

Uso medio de los spotters

Resultados de la encuesta

• El 78% de los encuestados utiliza de 1 a 3 observadores
• El 12% de los encuestados emplean regularmente a 7 o más observadores
• El 10% o los encuestados utilizan de 4 a 6 observadores

Análisis

El uso de los observadores varía según el tipo, el tamaño y el volumen del astillero. Un YMS puede proporcionar información para ayudar a determinar cuál debe ser la carga de trabajo de los observadores, cuántos observadores se necesitan y desarrollar métricas de rendimiento para gestionar la productividad de los observadores, no sólo en un solo sitio, sino en todos los sitios.

Los responsables de la cadena de suministro hablan de la optimización del inventario

La optimización del inventario es clave para el éxito de la cadena de suministro, y el extravío de la mercancía en el patio puede ser extremadamente costoso. Ahí es donde entran en juego los sistemas de gestión de patios. La tecnología RFID permite a los usuarios identificar dónde se encuentra su mercancía en el patio, lo que permite realizar comprobaciones instantáneas en el patio, evitar envíos extraviados y mantener el flujo del inventario.

¿Qué es una casa de la puerta?

La caseta de entrada gestiona las llegadas y salidas de los remolques en el patio. Si la organización utiliza un YMS, es la entrada inicial de un remolque en el sistema; si la organización no utiliza un YMS, el remolque se introduce en el registro de papel o en un sistema propio. La puerta registra la llegada del remolque -ya sea manualmente o utilizando tecnología como las etiquetas RFID con un YMS- y facilita el movimiento del remolque a su lugar apropiado en el patio, ya sea a una puerta del muelle o a una plaza de aparcamiento. Cuando es necesario, se realizan inspecciones manuales de los remolques en la puerta durante el proceso de llegada, ya que los guardias inspeccionan y registran los resultados de cada remolque que pasa por las puertas.

¿Cómo describiría los procesos de su casa de la puerta?

Resultados de la encuesta

• El 46% de los encuestados que no utilizan un YMS o WMS informan de que no tienen procesos formales para gestionar la actividad de entrada y salida, mientras que el 12% tienen portales "sin personal".
• El 22% de los encuestados gestiona los procesos de entrada utilizando documentación en papel, lo que refuerza la naturaleza altamente manual de los procesos de patio.
• Sólo el 5% de los encuestados automatizan sus puertas o utilizan un sistema interno.

Análisis

Los resultados de la encuesta demuestran la falta de digitalización y optimización de los procesos de gestión de puertas de embarque en la gran mayoría de los encuestados de todos los sectores. La escasa adopción de los procesos de gestión de puertas de embarque significa que la mayoría de las organizaciones están gastando muchos más recursos de los necesarios para gestionar las cargas por orden de llegada, lo que conduce al caos en el patio, por no hablar de la pérdida de visibilidad cuando se trata del rendimiento del transportista.

Panorama de la gestión de citas

Las soluciones de gestión de citas (AM) programan y controlan las franjas horarias en las que los transportistas dejan y recogen los remolques en el patio. Aunque existen soluciones AM independientes, la última generación de soluciones AM está diseñada específicamente para el sector de la logística y ofrece una plataforma común para que las instalaciones, los transportistas y los cargadores colaboren y gestionen eficazmente las citas. Estas plataformas, que pueden integrarse perfectamente con un YMS, WMS y TMS para maximizar el valor, ofrecen:

• Gestión de citas integrada, que permite a los transportistas autoprogramar las citas viendo sólo las horas disponibles en un centro determinado
• Sinergias con la programación de los muelles -vinculada al tipo de producto, así como a la ubicación de los muelles- para garantizar que las puertas de los muelles no se reservan dos veces
• Mejora de la comunicación y la colaboración entre todas las partes interesadas al tiempo que proporciona una "única fuente de verdad" para todos los registros de citas
• Flujos de trabajo configurables para eliminar el trabajo manual innecesario y propenso a errores, de modo que pueda reservar automáticamente las citas y establecer reglas para gestionar por excepción
• Mayor visibilidad en tiempo real, lo que le permite reprogramar las citas en función de la realidad sobre el terreno

A pesar de estas ventajas, más de la mitad de los encuestados siguen gestionando la AM de forma manual a través del correo electrónico y las llamadas telefónicas, o mediante herramientas independientes. Estos procesos no están integrados con otras soluciones, como un YMS, y por tanto deben ser actualizados por el personal manualmente cuando inevitablemente surgen retrasos.

Resultados de la encuesta

• El 55% de los encuestados afirman que las llamadas manuales y los correos electrónicos son su mayor problema, el 21% afirman que la utilización de las puertas de los muelles es deficiente, el 18% afirman que hay silos entre la gestión de citas y el TMS/WMS.

Análisis

Al igual que la gestión de patios, los procesos manuales fueron el principal punto conflictivo de la gestión de citas en todos los sectores. Esto apunta a la falta de procesos automatizados y a la necesidad de un flujo interminable de llamadas telefónicas, correos electrónicos y actualizaciones manuales para seguir el ritmo de las agendas cambiantes.

Los otros puntos débiles más acuciantes -la escasa utilización de las puertas de los muelles y el aislamiento de la información- reflejan la dependencia de procesos manuales o aislados que no facilitan la comunicación entre las partes interesadas. La adopción de una herramienta de herramienta dinámica de gestión de citas que se integra con un sistema de gestión de patios y actualiza automáticamente los horarios puede resolver muchos de estos problemas en cualquier sector.

¿Ayudaría a su organización una solución de gestión de citas?

Resultados de la encuesta

• Casi la mitad de los encuestados considera que una herramienta de gestión de citas beneficiaría a su organización
• El 33% de los encuestados no está seguro del valor de una solución de gestión de citas

Análisis

Aunque un número significativo de encuestados reconoce el valor de una herramienta de gestión de citas, todavía hay un gran número que no entiende las formas en que una solución de este tipo podría ayudarles a racionalizar las operaciones.

Las ventajas de una solución de gestión de citas son evidentes. Especialmente cuando se integran con sus tecnologías existentes, las soluciones de AM de última generación facilitan la colaboración entre todas las partes interesadas, mejoran la visibilidad en tiempo real y eliminan el trabajo manual, propenso a errores. ¿Busca aún más valor? Para las organizaciones que buscan aumentar el número de cargas vivas que pueden acomodar, una solución YMS/AM integrada les permite coordinar y asignar mejor los recursos, eliminando el tiempo perdido entre cargas y, en última instancia, añadiendo capacidad.

¿Cuáles son las ventajas de un sistema de gestión de patios?

Un YMS básico es una solución de software diseñada para supervisar el movimiento de los remolques en el patio de una instalación, centro de distribución o almacén. La mayoría de las soluciones de gestión de patios ofrecen una funcionalidad mínima de gestión de citas, puertas e inventarios, mientras que las plataformas más completas también ofrecen métricas, gestión de muelles y herramientas de transporte. Las soluciones YMS de última generación pueden ofrecer visibilidad en tránsito, así como beneficios adicionales como la gestión de citas, la programación de muelles y las métricas de rendimiento para apoyar la mejora continua.

Las principales ventajas de un sistema de gestión de patios son las siguientes

• Visibilidad: Permita una gestión eficaz del inventario, la utilización de los activos y la gestión del rendimiento al saber dónde se encuentra cada remolque, incluso en varios patios.
• Conformidad de los procesos: Establecer procedimientos de entrada y salida coherentes y bien documentados, haciendo que las operaciones sean más rápidas y sencillas para los conductores y el personal de las instalaciones.
• Velocidad: Agilice las operaciones con visibilidad en tiempo real de la ubicación y el estado de los activos.
• Eficiencia en el cross-dock: Aumente los volúmenes de cross-dock con un sistema de gestión de almacenes y programación de puertas, una solución de gestión de almacenes y una gestión de personal.
• Eficiencia de los observadores: Los observadores reciben, aceptan y confirman los movimientos a través de tabletas montadas que eliminan los errores y capturan los datos para el análisis del rendimiento.
• Servicio al cliente: Una única fuente de información elimina el seguimiento manual necesario para responder a las consultas de los clientes sobre la ubicación de los envíos.
• Análisis del transportista: Al hacer un seguimiento de los compromisos del transportista, el rendimiento de la puntualidad, el tiempo de espera y el tiempo de descarga, es más fácil tomar decisiones fundamentales sobre la elección del transportista y la mejor manera de optimizar la mano de obra en el muelle para agilizar la carga y la descarga.
• Colaboración con los transportistas: Proporcione a los transportistas acceso al YMS para recibir notificaciones en tiempo real.
• Reducción de costes: Reduzca los gastos en todo el patio gestionando las citas, el tiempo de permanencia y los gastos de mano de obra.
• Seguridad y protección: Elimine la necesidad de que los trabajadores recorran el patio, supervisen el comportamiento de los conductores y hagan un seguimiento de los movimientos de cada remolque.
• Mejora de los procesos: Transforme la manipulación manual ineficiente en procesos optimizados y basados en datos, respaldados por el establecimiento y la medición de KPI.
• Programación de citas: Los sistemas de gestión de la información de última generación integran soluciones de gestión de citas para sustituir las llamadas telefónicas y los correos electrónicos, que tanto tiempo consumen.

Los responsables de la cadena de suministro hablan del ROI de la gestión

Los expertos descubren importantes fuentes de retorno de la inversión observadas en las implantaciones de YMS, como por ejemplo

• Ahorro de costes laborales en todo el astillero
• Mejora de la utilización de los muelles y del rendimiento
• Disminución del deterioro
• Detención reducida

La nueva generación de YMS

En 2020, FourKites introdujo Dynamic Yard en el mercado como la próxima generación de soluciones de gestión de patios. Por primera vez, Dynamic Yard amplía la visibilidad más allá de la valla de eslabones del patio. A diferencia de las soluciones tradicionales de gestión de patios que sólo le muestran lo que hay en su patio, FourKites combina las capacidades de YMS líderes en la industria con la visibilidad predictiva y el análisis en tránsito para que pueda gestionar de forma proactiva todos los aspectos de sus operaciones de patio. Con Dynamic Yard, puede hacer un seguimiento de sus mercancías desde el punto de origen hasta el de destino, y todo lo que hay en medio.

Ahora, las instalaciones pueden gestionarse de forma proactiva y dinámica, en toda la empresa, y con una experiencia completamente libre de tacto desde la llegada del camión hasta su salida. La accesibilidad móvil da a los guardias de la puerta acceso a los documentos para el registro de entrada y salida, y les permite salir de las inmediaciones físicas de la casa de la puerta. Además, la aplicación móvil FourKites' CarrierLink garantiza que los pequeños transportistas y los propietarios/operadores tengan acceso a la única fuente de documentación de la carga.

¿Qué diferencia a Dynamic Yard de otras soluciones?

Escalabilidad: Dynamic Yard ofrece soluciones empresariales escalables para cualquier organización, independientemente de su tamaño, desde la más pequeña hasta las múltiples ubicaciones de la empresa. Sea cual sea el tamaño y el número de sedes, Dynamic Yard proporciona informes y métricas completas para garantizar que cada sede rinda al máximo de su potencial.

Automatización de procesos: Dynamic Yard automatiza las funciones más básicas de su astillero, liberando recursos para gestionar tareas de mayor valor. Estas van desde la automatización del flujo de trabajo de las tareas de los observadores hasta la automatización de las alertas y los correos electrónicos de los informes.

Visibilidad multi-inquilino: Mediante portales diseñados específicamente para las necesidades de sus transportistas y centros individuales, Dynamic Yard permite a sus interesados ver los cambios, gestionar las citas y completar las tareas con facilidad.

Integraciones robustas: Al integrarse con su TMS, WMS y con la visibilidad de la carga en tránsito, Dynamic Yard proporciona la imagen completa de sus operaciones y sirve como única fuente de verdad para el análisis y la supervisión centralizados del rendimiento.

Despliegue fácil y rápido: Con un despliegue estándar de 12 semanas, FourKites ha dominado el equilibrio entre la velocidad de despliegue, la meticulosidad y el tiempo de valor. Nuestro equipo trabaja con usted en cada paso del camino para asegurar el éxito del despliegue.

Optimización de procesos mediante ETA: La visibilidad de todos los aspectos de sus operaciones le permite agilizar su cadena de suministro. Al incorporar las ETA en tiempo real y en tránsito a la gestión de su patio, podrá reaccionar rápidamente ante los obstáculos imprevistos.

Guía del comprador de gestión de patios

¿Quién necesita un YMS?

Independientemente de otras plataformas tecnológicas que se utilicen, como los sistemas de gestión de almacenes y de transporte, Garter recomienda que la gestión de patios sea muy tenida en cuenta por

• Organizaciones con cualquier tamaño de patio
• Usuarios con un alto volumen de envíos a proveedores y clientes
• Usuarios que sufren la congestión del patio, de la puerta del muelle y de la circulación
• Los usuarios que gestionan un campus de astilleros, o que gestionan redes de astilleros para desplegar eficazmente los recursos en su red

^*Gartner, Yard Management Technology Trends and Selection Considerations, Simon Tunstall & Bart De Muynck, 6 de noviembre de 2020.

5 preguntas para guiar su proceso de selección:

¿Su organización:

• ¿Tiene problemas para gestionar el inventario y los equipos en el patio? Una solución con visibilidad en directo de sus activos en el patio a través de un mapa específico del emplazamiento proporciona recuentos precisos del inventario de remolques, el estado actual de los mismos y movimientos eficientes.
• ¿Paga altos costes de horas extras debido a operaciones ineficientes de los vigilantes? Las herramientas de eficiencia de los observadores de patio minimizan el tiempo de inactividad de los camiones y agilizan los movimientos de los activos de patio.
• ¿Desea una forma eficaz de comunicarse en toda la cadena de suministro? Las herramientas de comunicación integrales alinean a las partes interesadas en todos los sitios.
• ¿Quiere gestionar y demostrar la mejora continua en todos los astilleros? Las métricas que detallan los factores de rendimiento, como el tiempo de permanencia y el rendimiento del transportista, ayudan a impulsar la mejora continua, y los conocimientos profundos guían los esfuerzos estratégicos.
• ¿Busca mejorar las relaciones con los transportistas dando autonomía a los conductores? Los transportistas se benefician de un YMS con herramientas de autoservicio, programación de citas automatizada y mensajería integrada, que sustituye el proceso tradicional de recibir interminables llamadas de control y lo reemplaza por una mayor autonomía del conductor.

Conclusión

Aunque sólo el 25% de los encuestados ha implantado soluciones de gestión de patios, la inmensa mayoría de las organizaciones ve el valor que estas plataformas podrían aportar a sus empresas. A pesar de este reconocimiento generalizado de una mejor manera de hacer las cosas, demasiadas organizaciones se aferran a prácticas manuales o a una tecnología inadecuada para salir del paso lo mejor posible.

Hoy en día, existe una nueva y mejor manera de trasladar esos procesos manuales a la era digital, transformando las operaciones del patio en una ventaja competitiva gracias a una mayor visibilidad y eficiencia.

Ante la continua volatilidad de la cadena de suministro en la demanda de los consumidores, las limitaciones de capacidad, la escasez de mano de obra y la actual pandemia, la necesidad de mejorar la visibilidad en el patio nunca ha sido mayor. Las organizaciones líderes de hoy en día reconocen los costes de los puntos ciegos de la gestión del patio y están recurriendo cada vez más a soluciones de nueva generación que proporcionan seguimiento en tiempo real durante el tránsito, así como visibilidad en el patio, para optimizar sus operaciones de extremo a extremo y transformar sus patios en verdaderos diferenciadores competitivos.

Para saber más sobre las soluciones de gestión de citas y patios de próxima generación, y el valor que pueden aportar a su organización, póngase en contacto con nosotros.