Skip to Main Content

INFORMACJA O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH DLA KANDYDATÓW DO PRACY – EEA

Data wejścia w życie: 4 kwietnia 2022 r

 

Wstęp i zakres informacji o przetwarzaniu danych osobowych

Niniejsza Informacja o Przetwarzaniu Danych Osobowych dla Kandydatów do Pracy („Informacja”) wyjaśnia, jakiego rodzaju informacje przetwarzamy, dlaczego je przetwarzamy i jak to przetwarzanie może na Pana/Panią wpłynąć.

Prosimy również o zapoznanie się z Załącznikiem dotyczącym kraju, w którym ubiega się Pan/Pani o stanowisko, aby uzyskać, w stosownych przypadkach, szczegółowe informacje dotyczące Pana/Pani kraju.

Co rozumiemy przez „Dane Osobowe” i „przetwarzanie”?

„Dane Osobowe” to informacje dotyczące Pana/Pani (lub informacje, na podstawie których można Pana/Panią zidentyfikować), które są przetwarzane w sposób zautomatyzowany lub które są (lub mają stać się) częścią ustrukturyzowanego obsługiwanego ręcznie zbioru danych. Obejmują one nie tylko dane faktyczne dotyczące Pana/Pani, ale również intencje i opinie na Pani/Pani temat.

Przetwarzanie” oznacza wszelkie czynności w odniesieniu do Danych Osobowych. Na przykład, obejmuje gromadzenie, przechowywanie, ujawnianie i usuwanie Danych Osobowych.

Dane Osobowe dotyczące pochodzenia rasowego lub etnicznego, poglądów politycznych, przekonań religijnych lub filozoficznych, stanu zdrowia, orientacji seksualnej, życia seksualnego, przynależności od związków zawodowych, dane genetyczne lub biometryczne podlegają szczególnej ochronie i są uznawane przez przepisy europejskiego prawa ochrony danych za „Wrażliwe Dane Osobowe”.

Dane Osobowe — jakie dane przechowujemy i dlaczego je przetwarzamy

Przetwarzamy Pana/Pani Dane Osobowe w celach realizacji procesu rekrutacji. Niektóre Dane Osobowe, które o Panu/Pani przetwarzamy pochodzą od Pana/Pani. Na przykład, jeżeli podaje nam Pan/Pani swoje dane kontaktowe. Inne Dane Osobowe są generowane na podstawie referencji lub przez firmy zewnętrzne, takie jak agencje rekrutacyjne. Wgląd do Pana/Pani Danych Osobowych wewnętrznie będą mieli menedżerowie, administratorzy i dział kadr.

Jak długo przechowywane są Dane Osobowe?

Jeżeli dostanie Pan/Pani pracę, o którą się Pan/Pani ubiega, Pana/Pani Dane Osobowe zostaną włączone do Pana/Pani akt osobowych. Jeżeli nie dostanie Pan/Pani pracy, o którą się Pan/Pani ubiega, Pana/Pani Dane Osobowe zostaną, co do zasady, usunięte po upływie okresu 12 miesięcy. Jeśli Pana/Pani Dane Osobowe będą przydatne tylko przez krótki czas (np. obrazy z monitoringu wizyjnego), zostaną one usunięte, gdy tylko przestaną być potrzebne.

Przekazywanie Danych Osobowych poza EOG

Nasza siedziba główna znajduje się w USA, a ponadto mamy biura w Niderlandach, Niemczech, Polsce, Singapurze i Indiach. Nasze zespoły ds. kadr i rekrutacji znajdują się w USA, Niderlandach, Niemczech i Indiach. Z tego względu, będziemy przekazywać dane osobowe poza EOG do innych spółek z grupy FourKites.

Będziemy je również przekazywać naszym zewnętrznym dostawcom usług w innych krajach. Na przykład agencjom rekrutacyjnym, agencjom doradztwa personalnego, dostawcom platform z ogłoszeniami o pracę, dostawcom usług w zakresie prześwietlania przeszłości i innych usług weryfikacji.

Zapewnimy, że dane będą przekazywane w sposób zgodny z prawem, jak również że zostaną wdrożone odpowiednie środki bezpieczeństwa.

Zawarliśmy umowy zapewniające odpowiednie i właściwe środki bezpieczeństwa z członkami naszej grupy i zewnętrznymi Dostawcami Usług, a umowy te (w stosownych przypadkach) zawierają Standardowe Klauzule Umowne UE. Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat tych środków bezpieczeństwa, należy wysłać wiadomość e-mail na adres privacy@fourkites.com.

Dane kontaktowe

W zakresie przetwarzania Pana/Pani Danych Osobowych, zarówno my, a w niektórych przypadkach, również inne spółki z naszej grupy, mogą być administratorem Pana/Pani Danych Osobowych.

Jeżeli ubiega się Pan/Pani o stanowisko w EOG, w zakresie przetwarzania Pana/Pani Danych Osobowych, administratorem Pana/Pani Danych Osobowych będzie podmiot, u którego ubiega się Pan/Pani o pracę. W pewnych przypadkach, FourKites, Inc. będzie administratorem Pana/Pani Danych Osobowych.

Jeśli ma Pan/Pani pytania dotyczące sposobu, w jaki przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe, prosimy o kontakt pod adresem: privacy@fourkites.com.

Podstawy prawne przetwarzania Danych Osobowych

Jakie są podstawy przetwarzania?

Zgodnie z przepisami o ochronie danych, istnieją różne podstawy, na których możemy się opierać w zakresie przetwarzania Pana/Pani Danych Osobowych. W niektórych kontekstach, zastosowanie ma więcej niż jedna podstawa. Trzy z tych podstaw można podsumować jako Obowiązek Prawny, Uzasadnione Interesy oraz Zgoda. Wyjaśniamy, co te terminy oznaczają w tabeli poniżej:

Termin Podstawa przetwarzania Wyjaśnienie
Obowiązek Prawny Przetwarzanie niezbędne do spełnienia naszych obowiązków prawnych. Zapewnienie wykonywania przez nas naszych obowiązków prawnych i regulacyjnych. Na przykład, zapewnienie bezpiecznego miejsca pracy oraz zapobieganie bezprawnej dyskryminacji
Uzasadnione Interesy Przetwarzanie niezbędne dla uzasadnionych interesów naszych lub osoby trzeciej My lub osoba trzecia mamy uzasadnione interesy związane z prowadzeniem, zarządzaniem i administrowaniem naszą działalnością w sposób skuteczny i właściwy, a w związku z tymi interesami przetwarzamy Pana/Pani Dane Osobowe.

Pana/Pani Dane Osobowe nie będą przetwarzane na tej podstawie, jeżeli Pana/Pani interesy, prawa i wolności są nadrzędne w stosunku do interesów naszych lub osoby trzeciej.

Zgoda Udzielił/a Pan/Pani wyraźnej zgody na przetwarzanie swoich Danych Osobowych Co do zasady, przetwarzanie Danych Osobowych w związku z procesem rekrutacyjnym nie jest uzależnione od Pana/Pani zgody.  Mogą się jednak zdarzyć sytuacje, w których będziemy opierać się na udzielonej przez Pana/Panią zgodzie.

Przetwarzanie Wrażliwych Danych Osobowych

W przypadku przetwarzania dotyczących Pana/Pani Wrażliwych Danych Osobowych, oprócz zapewnienia, że ma zastosowanie jedna z podstaw przetwarzania wymienionych powyżej, zapewnimy, że zastosowanie ma co najmniej jedna z podstaw przetwarzania Wrażliwych Danych Osobowych, w tym (na przykład), przetwarzanie danych w celach związanych z równością i różnorodnością w zakresie dozwolonym przez prawo.

Dalsze informacje na temat przetwarzanych przez nas Danych Osobowych i naszych celów

Przykłady Danych Osobowych oraz podstaw ich przetwarzania podano w tabeli poniżej. Przykłady przedstawione w tabeli nie stanowią oczywiście zamkniętego katalogu.

Cel Przykłady Danych Osobowych, które mogą być przetwarzane  Podstawy przetwarzania 
Rekrutacja Informacje dotyczące Pana/Pani podania o pracę i naszej oceny tego podania, faktu złożenia przez Pana/Panią podania oraz odnotowania go w naszych rejestrach, Pana/Pani referencji, wszelkich kontroli, jakie możemy przeprowadzić w celu weryfikacji podanych informacji lub prześwietlenia przeszłości (jeśli zezwala na to lokalne prawo) oraz wszelkie informacje związane z Pana/Pani prawem do pracy. W stosownych przypadkach możemy również przetwarzać informacje dotyczące stanu zdrowia, niepełnosprawności oraz w związku z dostosowaniem warunków pracy. Umowa o Pracę (jeżeli ubiegasz się o stanowisko w Niemczech)

Obowiązek Prawny

Uzasadnione Interesy

Kontakt z Panem/Panią Pana/Pani adres i numer telefonu Uzasadnione Interesy
Bezpieczeństwo Obraz z kamer monitoringu Obowiązek prawny

Uzasadnione Interesy

Monitorowanie różnorodności i równych szans W zakresie wymaganym lub dozwolonym przez prawo lokalne, informacje o narodowości, pochodzeniu rasowym i etnicznym, płci, orientacji seksualnej, religii, niepełnosprawności i wieku Uzasadnione InteresyZgoda

Komu przekazujemy Pana/Pani Dane Osobowe?

W zakresie realizacji celów określone powyżej, Pana/Pani Dane Osobowe będą przekazywane menedżerom, zespołom ds. kadr i rekrutacji, administratorom i innym pracownikom spółek z grupy FourKites dla celów zatrudnienia, administracji i zarządzania, jak opisano to w niniejszej Informacji. Będziemy je również przekazywać innym spółkom z naszej grupy w celu realizacji tych celów.

Dostęp do Danych Osobowych i inne prawa

Staramy się w miarę możliwości otwarcie informować o przetwarzaniu przez nas Danych Osobowych. Jeśli chce Pan/Pani uzyskać konkretne informacje, po prostu nas zapytaj.

Przysługuje Panu/Pani również prawo do złożenia „żądania udostępnienia danych”. Jeśli skorzysta Pan/Pani z tego prawa, a my przechowujemy Pana/Pani Dane Osobowe, będziemy zobowiązani do przekazania Panu/Pani informacji na ten temat, w tym, przekazać Panu/Pani opis i kopię Danych Osobowych oraz udzielić Panu/Pani informacji o celach przetwarzania.

Jeśli złoży Pan/Pani żądanie udostępnienia danych, a my będziemy mieć wątpliwości co do Pana/Pani tożsamości, będziemy mogli zażądać od Pana/Pani podania informacji, na podstawie których będziemy mogli zweryfikować Pana/Pani tożsamość.

Oprócz prawa do dostępu do danych, ma Pan/Pani również prawo do żądania sprostowania lub usunięcia Pana/Pani danych osobowych, do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania lub do ograniczenia ich przetwarzania. Może również przysługiwać Panu/Pani prawo do otrzymania Danych Osobowych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego w celu przekazania ich innemu administratorowi danych, chociaż mało prawdopodobne jest, żeby skorzystał/a Pan/Pani z tego prawa w kontekście procesu rekrutacyjnego.

Jest mało prawdopodobne, abyśmy opierali się na zgodzie jako podstawie do przetwarzania danych. Jednakże, w takim przypadku, może Pan/Pani wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, jednak nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem działań podjętych przez nas na podstawie tej zgody przed jej wycofaniem.

Skargi

W przypadku skarg dotyczących sposobu przetwarzania przez nas Pana/Pani Danych Osobowych, prosimy o kontakt pod adresem privacy@fourkites.com.

Przysługuje Panu/Pani również prawo do złożenia skargi do ustawowego organu regulacyjnego w Pana/Pani kraju.

Odpowiednie ustawowe organy regulacyjne zostały wskazane w Załącznikach do niniejszej Informacji.

Załącznik A

Niemcy

Jeśli ubiega się Pan/Pani o pracę w naszym podmiocie w Niemczech, do Informacji zastosowanie mają następujące dodatkowe informacje i zmiany:

1. Oprócz podstaw prawnych określonych w części zatytułowanej Jakie są podstawy przetwarzania danych, zastosowanie mają następujące postanowienia dotyczące podstaw przetwarzania danych, jeśli ubiega się Pan/Pani o pracę w naszym podmiocie w Niemczech:

Termin Podstawa Przetwarzania Wyjaśnienie
Umowa o Pracę Przetwarzanie danych jest niezbędne do podjęcia decyzji o zawarciu, wykonywaniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Obejmuje to zazwyczaj proces składania podania o pracę, wszelkie przetwarzanie danych, które jest niezbędne do nawiązania stosunku pracy z nami oraz przetwarzanie danych związanych z ustaniem stosunku pracy.

2. Dane Osobowe dotyczące kandydatów do pracy (poza osobą, która zostanie zatrudniona) będą, co do zasady, usuwane po upływie okresu 6 miesięcy.

3. W Bawarii, Niemcy, ustawowym organem regulacyjnym jest Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht. Dane kontaktowe i inne informacje znajdują się na stronie: https://www.lda.bayern.de

Załącznik B

Niderlandy

Jeśli ubiega się Pan/Pani o pracę w naszym podmiocie w Niderlandach, do Informacji zastosowanie mają następujące dodatkowe informacje i zmiany:

1. W Niderlandach ustawowym organem regulacyjnym jest Autoriteit Persoonsgegevens. Dane kontaktowe i inne informacje znajdują się na stronie: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl

Załącznik C

Polska

Jeśli ubiega się Pan/Pani o pracę w naszym podmiocie w Polsce, do Informacji zastosowanie mają następujące dodatkowe informacje i zmiany:

1. Oprócz podstaw prawnych określonych w części zatytułowanej Jakie są podstawy przetwarzania danych, dodatkową podstawą prawną przetwarzania danych osobowych kandydatów może być ich Zgoda. Zgoda może zostać wyrażona poprzez zawarcie Danych Osobowych w podaniu o pracę.

2. W Polsce ustawowym organem regulacyjnym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe i inne informacje znajdują się na stronie: https://uodo.gov.pl/.